Od SharePointa do OneDoc
8 kwietnia 2026
Kilka dni temu oglądałem system zarządzania wiedzą w dużej firmie produkcyjnej. Na pierwszy rzut oka wyglądał imponująco. A przy tym zbudowany na tym co firma już miała, czyli SharePoint.
Dziesiątki dokumentów, idealna struktura folderów, usystematyzowane nazewnictwo.
Widać było ogrom włożonej, przez wiele miesięcy pracy.
Do tego dochodziły automatyzacje, wypracowane wspólnie z działem IT, które pilnowały archiwizacji dokumentów, wysyłały powiadomienia.
Uprawnienia były jasne i proste:
- pliki tylko do odczytu,
- edycja wyłącznie przez administratora i to faktycznie pozwalało zachować ład i pełną kontrolę.
Ale w trakcie rozmowy z użytkownikami, szybko zidentyfikowałem typowe problemy:
- Jeśli ktoś chciał sobie przypomnieć daną informację to musiał choć mniej więcej wiedzieć w którym folderze i pliku jej szukać.
- Gdy ktoś chciał coś dopisać, uzupełnić, poprawić to musiał zgłaszać się do administratora (więc często tego nie robił).
- Administrator musiał wykonać wiele czynności aby nanieść poprawki.
- No i wiedza mimo wszystko rozciekała się po dyskach lokalnych, a tam dokumenty bardzo szybko przestawały być aktualne. Mimo czerwonej uwagi na początku każdego z nich, że aktualna wersja jest na SharePoint.
Wcześniej tworzyłem i wdrażałem bazy wiedzy zbudowane na plikach Word na dysku sieciowym, wiki, LaTeX, Wordpress, Sphinx. Każde z niech rozwiązywało część problemów, ale potęgowało inne. Po latach pracy z takimi systemami zauważyłem, że wszystko sprowadza się do czterech rzeczy:
- jak szybko mogę odszukać informację,
- jak łatwo mogę ją uzupełnić i poprawić,
- gdzie mogę dowiedzieć się więcej,
- oraz czy treści mają wspólny format.
Po wielu latach i kilku takich projektach zaczęliśmy się zastanawiać, czy da się to zrobić prościej?
Z tych pytań powstał OneDoc :).
Żeby pokazać różnicę przygotowałem proste porównanie:
- najczęściej stosowany system oparty o foldery i pliki (SharePoint, Google, firmowy NAS)
- oraz dedykowane narzędzie do zarządzania wiedzą (OneDoc).